一、线上申请

阅读《北京邮电大学支持研究生赴国（境）外学术交流管理办法（校发〔2021〕12号）》，关注研究生院发布在学校信息门户的参会申请通知，在规定时间内完成网上服务大厅《研究生国际学术会议出访任务申请》填报。

注意填报申请前需明确经费来源，查看国际处有关外事要求。填报时认真阅读《承诺书》，并需上传以下材料：

1.论文的会议录用通知书（一般是电子邮件），标记出口头宣读（“oral presentation”）。如果录用通知书和邀请函里都没有提到“oral presentation”，导师应在线上审批“导师意见”栏里注明“该生为口头宣读”或上传提交导师签字的情况说明；

2.会议主办方发给申请者的正式邀请信；

3.官方会议日程安排表（官方会议日程首页和记载申请者口头宣读时间的一页）；

4.个人行程安排（中英文，个人行程安排不同于官方会议日程安排，按照通知附件的模板填写上传）

5.能证明申请者外语水平的相关等级证书或有关成绩证明（如大学英语四级、六级、雅思、托福成绩等）；

6.论文首页。

二、出国（境）参会

学生在办理签证时，如需申请学校营业执照，请按以下流程办理：

1.网上服务大厅办理“事业单位法人证书领用申请”，填写申请理由，等待批准。

2.申请通过之后会生成一份申请表格，打印后，交到小白楼校办。即可领取学校的营业执照。

三、完会报到

研究生结束会议返回学校后，应在校内做一次包括学术会议动态和本人学术会议论文的学术报告，并将总结报告按照《北京邮电大学研究生院资助国际学术会议成果总结模板》后的“填写说明”进行填写。提交总结后方可进行报销。

电子版提交地址：buptyjs_ic[at]163.com（发邮件时请将[at]替换为@）；邮件命名格式“姓名+回校报到”。

纸质版与需要研究生院报销材料提交至教一楼423室。

四、提交报销材料

（一）研究生院资助（仅资助论文注册费情况）

1.《研究生国际学术会议出访任务申请》（网服导出）；

2.发表论文信息备案表；

3.录用通知；

4.缴费通知；

5.付款收据（外国收据需圈出invoice或receipt）或发票（国内召开的国际会议）；

6.刷卡记录；

7.中国银行当天汇率牌价（必须为刷卡当天的汇率）；

8.论文首页+题目中文翻译；

9.如为国内公司代收版面费，需附“委托或指定该公司代收版面费并开具发票的证明”并翻译成中文。

（二）导师资助

直接与导师或者实验室联系，提交相关材料，无需向研究生院提交。

（三）导师及研究生院资助

分别按照注册费报销要求和导师经费报销要求，将材料分别提交至研究生院和导师处。

（四）提交方式

注：收取纸质版报销材料。

提交地点和时间：

西土城校区：教一楼423室，每周二、五

沙河校区：综合服务大厅，每周二、五

（五）领取报销单（仅限研究生院资助论文注册费情况）

1.报销单由研究生院统一打印，制单完成后，短信或电话通知领取含报销单的所有材料。

2.学生领取后核对报销金额、姓名、卡号是否准确；

3.检查无误后，在“报销人”处签字；

注：如为代领，请现场拍照联系报销人确认报销单内容无误后签字。

（六）投递报销单及材料（仅研究生院资助或导师及研究生院资助情况）

西土城校区：所有材料投递至教一楼一层西侧报销机，操作流程参考报销机上说明，注意报销材料放入蓝色“报销”袋。

沙河校区：所有材料投递至沙河服务大厅报销机，操作流程参考报销机上说明，注意报销材料放入蓝色“报销”袋。