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办事指南

研究生国(境)外高水平学术会议申报和报销流程

时间:2022-11-29        作者:        点击数:

一、线上申请

阅读《北京邮电大学支持研究生赴国(境)外学术交流管理办法(校发〔2021〕12号)》,关注学校信息门户通知,在规定时间内完成网上服务大厅《北京邮电大学研究生国际学术会议出访任务及预算申请审批表》填报。

填报时需上传如下材料:

1.论文的会议录用通知书(一般是电子邮件),并标注出口头宣读(“oral presentation”)。未标注但实际为口头宣读的,由导师在线上审批时“导师意见”栏里注明“该生为口头宣读” 。

2.会议主办方发给申请者的正式邀请信(导师签字)。

3.官方会议日程安排表(首页和记载口头宣读时间页)。

4.能证明申请者外语水平的相关等级证书或有关成绩证明(如大学英语四级、六级、雅思、托福成绩等)。

5.论文首页。

(重要提醒:疫情防控期间,研究生院建议远程线上参会,仅资助论文注册费。)


二、会前准备

线上申请审批通过后,本人到西土城校区教一423研究生培养办公室或沙河综合服务大厅研究生院窗口,签署《出国(境)承诺书》,签署完毕后,提交公示材料至buptyjs_ic[at]163.com(发邮件时请将[at]替换为@)。

材料包括:

1.学生因公出国(境)信息表(非《审批表》);

2.英文邀请信(导师签字);

3.中文邀请信(导师签字);

4.英文行程安排(导师签字);

5.中文行程安排(导师签字);

6.邀请单位介绍。

提交要求:电子版、图片格式,以压缩包形式提交,并命名为“出国公示+姓名”,压缩包中每个文件标明序号。

公示时间:5个工作日,等待国际处通知领取批件。


三、出国(境)参会


四、回校报到

结束会议返回学校后,在校内做一次包括学术会议动态和本人学术会议论文的学术报告,并将总结报告和参会照片提交至研究生院备案。

提交电子邮箱地址:buptyjs_ic[at]163.com(发邮件时请将[at]替换为@);邮件命名格式“姓名+回校报到”。


五、提交报销材料

(重要提醒:疫情防控期间,会议报销按照以下流程办理)

类型一:申请研究生院报销会议注册费

(一)准备材料(以下材料缺一不可,须按顺序排列)

1.《北京邮电大学研究生国际学术会议出访任务及预算申请审批表》(网上服务大厅直接导出);

2.《发表论文信息备案表》(网上服务大厅申请完成后导出);

3.会议录用通知(标记出口头宣读);

4.会议注册费缴费通知(内容须包含会议官方缴费标准,且与所付注册费金额一致);

5.付款收据(一般为invoice或receipt;如为国内发票须为原件并粘贴在《发票粘贴模板》上);

6.刷卡记录完整截图;

7.中国银行汇率牌价(必须为刷卡当天的汇率,https://www.boc.cn/sourcedb/whpj/);

8.论文首页+题目中文翻译;

9.如会议为国内公司代收版面费,需附“委托或指定该公司代收版面费并开具发票的证明”并翻译成中文。

(二)提交地点

西土城校区:提交纸质版材料至教一楼423室

沙河校区:提交纸质版材料至综合服务大厅

(三)领取报销单

1.报销单由研究生院根据学生提交的报销材料统一打印,制单完成后,短信或电话通知领取含报销单的所有材料。

2.学生领取后核对报销金额、姓名、卡号是否准确;

3.检查无误后,在“报销人”处签字;

注:如为代领,请现场拍照联系报销人确认报销单上内容无误后签字。

(四)投递报销单

西土城校区:所有材料投递至教一楼一层西侧报销机,操作流程参考报销机上说明,注意报销材料放入蓝色“报销”袋。

沙河校区:所有材料投递至沙河服务大厅报销机,操作流程参考报销机上说明,注意报销材料放入蓝色“报销”袋。

类型二:申请导师资助

无需提交报销材料至研究生院,直接与导师或者实验室负责报销手续的老师联系,提交相关材料。