一、线上申请

阅读《北京邮电大学支持研究生赴国（境）外学术交流管理办法（校发〔2021〕12号）》，关注学校信息门户通知，在规定时间内完成网上服务大厅《北京邮电大学研究生国际学术会议出访任务及预算申请审批表》填报。

填报时需上传如下材料：

1.论文的会议录用通知书（一般是电子邮件），并标注出口头宣读（“oral presentation”）。未标注但实际为口头宣读的，由导师在线上审批时“导师意见”栏里注明“该生为口头宣读” 。

2.会议主办方发给申请者的正式邀请信（导师签字）。

3.官方会议日程安排表（首页和记载口头宣读时间页）。

4.能证明申请者外语水平的相关等级证书或有关成绩证明（如大学英语四级、六级、雅思、托福成绩等）。

5.论文首页。

（重要提醒：疫情防控期间，研究生院建议远程线上参会，仅资助论文注册费。）

二、会前准备

线上申请审批通过后，本人到西土城校区教一423研究生培养办公室或沙河综合服务大厅研究生院窗口，签署《出国（境）承诺书》，签署完毕后，提交公示材料至buptyjs_ic[at]163.com（发邮件时请将[at]替换为@）。

材料包括：

1.学生因公出国（境）信息表（非《审批表》）；

2.英文邀请信（导师签字）；

3.中文邀请信（导师签字）；

4.英文行程安排（导师签字）；

5.中文行程安排（导师签字）；

6.邀请单位介绍。

提交要求：电子版、图片格式，以压缩包形式提交，并命名为“出国公示+姓名”，压缩包中每个文件标明序号。

公示时间：5个工作日，等待国际处通知领取批件。

三、出国（境）参会

四、回校报到

结束会议返回学校后，在校内做一次包括学术会议动态和本人学术会议论文的学术报告，并将总结报告和参会照片提交至研究生院备案。

提交电子邮箱地址：buptyjs_ic[at]163.com（发邮件时请将[at]替换为@）；邮件命名格式“姓名+回校报到”。

五、提交报销材料

（重要提醒：疫情防控期间，会议报销按照以下流程办理）

类型一：申请研究生院报销会议注册费

（一）准备材料（以下材料缺一不可，须按顺序排列）

1.《北京邮电大学研究生国际学术会议出访任务及预算申请审批表》（网上服务大厅直接导出）；

2.《发表论文信息备案表》（网上服务大厅申请完成后导出）；

3.会议录用通知（标记出口头宣读）；

4.会议注册费缴费通知（内容须包含会议官方缴费标准，且与所付注册费金额一致）；

5.付款收据（一般为invoice或receipt；如为国内发票须为原件并粘贴在《发票粘贴模板》上）；

6.刷卡记录完整截图；

7.中国银行汇率牌价（必须为刷卡当天的汇率，https://www.boc.cn/sourcedb/whpj/）；

8.论文首页+题目中文翻译；

9.如会议为国内公司代收版面费，需附“委托或指定该公司代收版面费并开具发票的证明”并翻译成中文。

（二）提交地点

西土城校区：提交纸质版材料至教一楼423室

沙河校区：提交纸质版材料至综合服务大厅

（三）领取报销单

1.报销单由研究生院根据学生提交的报销材料统一打印，制单完成后，短信或电话通知领取含报销单的所有材料。

2.学生领取后核对报销金额、姓名、卡号是否准确；

3.检查无误后，在“报销人”处签字；

注：如为代领，请现场拍照联系报销人确认报销单上内容无误后签字。

（四）投递报销单

西土城校区：所有材料投递至教一楼一层西侧报销机，操作流程参考报销机上说明，注意报销材料放入蓝色“报销”袋。

沙河校区：所有材料投递至沙河服务大厅报销机，操作流程参考报销机上说明，注意报销材料放入蓝色“报销”袋。

类型二：申请导师资助

无需提交报销材料至研究生院，直接与导师或者实验室负责报销手续的老师联系，提交相关材料。