根据《北京邮电大学研究生出国（境）参加学术会议资助办法》，研究生院研究决定2014年11月批次对以下学生出国参加学术会议进行资助（名单见附件）；批准金额上限为：亚洲内（中国大陆外）国家和地区5000元，亚洲外国家和地区10000元。

获得资助的同学参会后须撰写出国参会的总结报告并在校内做一次包括学术会议动态和本人的学术会议论文的学术报告。并在回校后一个月内将出国参会的总结报告和国外参会情景照片及校内学术报告照片（或ppt）的电子版交研究生院培养办公室存档。

一、报销需准备材料（请仔细阅读，并将材料全部整理齐全后上交）：

1、邀请函及邀请函的简单翻译；

2、本人在国外期间内某日的汇率单（在中国银行网站上查询并打印）并标记出自己所选择的汇率；

3、报销清单（于财务处网站下载）：

（1）在报销清单的“内容”部分将支出项目按照费用类别分类写好，如是外汇需用所选择汇率转换成人民币（需用“外币×汇率=人民币”的形式）；

（2）在“经办人”处由学生本人签字并留手机号码；

（3）在“金额”处写好总金额；

（4）报销清单其他部分请保持空白不要填写。

（5）在报销清单右上角票据总张数处，须填写所以发票和材料的总张数

4、国际处网站下载并开具的“出国经费证明（全称为《北京邮电大学教职工因公出国/境经费证明》）”（须于国际处网站下载新版表格；经费证明金额及经费卡号部分保持空白；不用预先盖章与“报销清单”一起交至研究生院即可）及 “经费预算表”（于国际处开具）；

5、各相关发票（报销机票需带登机牌及电子行程单；较小的发票及登机牌为避免丢失须粘贴在半张A4纸大小的纸张上（如重叠粘贴须能在翻开时看清金额等信息），较大的发票如机票等则无需粘贴）；

6、学生须在每张发票的右下角编号（例如，如共计有5张发票则编号为①②③④⑤），并按照附件中的格式填写行程费用清单；

7、研究生院不予以报销伙食费、公杂费等费用，只报销路费及住宿费；

8、报销清单右下角经办人处，由学生本人签字，并留下学号和个人手机号码。

二、报销流程：

1、将出国参会的总结报告和国外参会情景照片及校内学术报告照片（或ppt）的电子版交研究生院培养办公室（电邮至changjie@bupt.edu.cn）；

2、将报销材料全部整理齐全后于每月1号～10号上交至研究生院培养办（教1楼423），其他时间不予受理（如遇假期可往后顺延）；

3、材料审批合格后将发放短信或邮件通知，收到通知后于研究生院取回报销材料并进行下一步报销流程；

4、回校后应尽快（须于一个月内）办理报销手续，若会议时间在11月10日～12月31日之间由于财务封账而未来得及于当年报销的票据可于来年2月、3月开账时继续报销，过期将不可报销。

附件1：2014年11月批申请资助研究生出国参会审批结果.xlsx

附件2：行程费用清单（模板）.docx

研究生院

2014年12月18日